Ж у р н а л   о   к о м п ь ю т е р н ы х   с е т я х   и   т е л е к о м м у н и к а ц и о н н ы х   т е х н о л о г и я х
СЕТИ И СИСТЕМЫ СВЯЗИ on-line
  ПОИСК: ПОДПИСКА НА НОВОСТИ: НОМЕР:
    ДОМОЙ • Архив: Новостей | Конференций | НомеровПодписка
 
   
 
   
    
РЕДАКЦИЯ
 
Все о журнале
Подписка
Как проехать
Где купить
Отдел рекламы
График выхода журнала
Адреса в Интернет

РУБРИКАТОР
   
• Инфраструктура
• Информационные
   системы

• Сети связи
• Защита данных
• Кабельные системы
• Бизнес
• Колонка редактора
• Электронная
   коммерция

• Только на сервере
• Системы
   учрежденческой
   связи

• Новые продукты


Rambler's Top100

  

Юридические аспекты хранения электронных данных

Шон Дохерти

Для правильного хранения корпоративных электронных данных и их архивирования требуются не только планирование и финансирование мероприятий по миграции и преобразованию данных, но и соблюдение законов и постановлений, касающихся хранения корпоративных документов. Если не поддерживать данные и не управлять ими по всем правилам, сохранение их в течение продолжительного времени может обойтись вам в копеечку, особенно если ваши электронные документы станут предметом судебного разбирательства.

Данные или вещественные доказательства?

Как показывает практика, в лучшем положении по сравнению с остальными оказываются организации, претворяющие в жизнь такую политику хранения данных, при которой полностью учитываются все требования федеральных законов и законов штата (см. "Не спешите уничтожать данные"). Консультации у бухгалтеров и юристов помогут вам определить, какие данные вам следует сохранить, а какие - удалить.

Конечно, учитывая просто ошеломляющие объемы корпоративной информации, создаваемой и редактируемой с помощью современных компьютеров и доставляемой посредством электронной почты, все эти копии и черновые версии служебных и докладных записок, писем и других многочисленных корпоративных документов, в том числе финансовых смет и контрактов, могут оставаться на компьютерах, серверах и носителях для резервных копий вашей компании годами. Да, с точки зрения восстановления данных после аварий это полезно. Однако стремление сохранять всё и вся способно послужить источником серьезных проблем, если во время гражданского судебного разбирательства будет вдруг обнаружена компрометирующая ваш бизнес информация. И если вы считаете, что хранить не имеющие отношения к вашему бизнесу записи (например, электронную почту служащих компании) нет необходимости, то и не делайте этого. Тем самым вы не только сэкономите свои деньги на организации хранилищ данных и на накладных расходах, но и снизите вероятность обнаружения прямых или косвенных улик против себя.

Независимо от того на чьей стороне - истца или ответчика - вы находитесь, важно сразу же отключить функции автоудаления электронной почты и запретить повторное использование лент с резервными копиями данных. Если вы случайно испортили документы, которые должны представить в суд, то вас вполне могут обвинить в умышленном сокрытии улик или противодействии раскрытию преступления. По крайней мере, это может навести судью и присяжных на мысль о том, что вы хотите что-то утаить от них. Бывают случаи, когда оказываются испорченными и документы, которые помогли бы вам опровергнуть обвинения противоположной стороны.

Процедура поиска уличающих или оправдательных документов сводится к определению объема и анализу электронной почты и других электронных документов, имеющих отношение к судебному процессу. Удаленные файлы нередко можно обнаружить в освобожденном дисковом пространстве, так что судебный эксперт без труда восстановит те файлы, которые, как вам кажется, давно уже не существуют на вашем диске. Вам же, чтобы обнаружить и извлечь такие файлы с компьютеров и серверов, придется прибегнуть к утилитам низкоуровневого чтения дисковых носителей.

Любая из сторон по судебному делу вправе затребовать от противной стороны предоставления электронных документов не только с серверов, лент резервного копирования, систем речевой и электронной почты, но и с настольных ПК, ноутбуков, карманных компьютеров и даже с домашних персональных компьютеров, используемых служащими в производственных целях. По существу, такой запрос ничем не отличается от запроса документов, содержащихся в канцелярии фирмы. Однако это отнюдь не означает, что вы можете просто распечатать документы на принтере. На практике судебные органы отвергают твердые копии документов, если истец запрашивает их электронные версии.

Как минимум, вы должны знать о том, что любые имеющиеся у вас данные могут оказаться для вашего оппонента по судебному процессу вещественным доказательством против вас. Если вы храните всю информацию в крупных репозиториях документов при полном отсутствии какой бы то ни было политики ее архивирования и процедур ограничения числа документов и сообщений, не имеющих отношения к бизнесу, то вы повышаете риск того, что неосторожно написанное электронное сообщение может стать предметом судебного разбирательства.

Возьмем, к примеру, корпорацию Microsoft. Ей пришлось защищаться во время антимонопольного судебного процесса, после того как Министерство юстиции США обнаружило в ее архивах разоблачающие электронные сообщения. Microsoft могла бы избежать этого, если бы реализовала у себя политику хранения документов и строго следовала ей в отношении своих хранилищ данных и электронных сообщений. Однако, к своему счастью, она сумела "откопать" в своих архивах электронные сообщения, проливающие истинный свет на вещи, имеющие отношение к ее делу. Совсем недавно руководство фирмы Merrill Lynch испытало настоящий шок, когда в ходе расследования, проводимого генеральной прокуратурой штата Нью-Йорк, в ее архивах были обнаружены внутренние сообщения электронной почты с острой критикой государственных ценных бумаг отдельными аналитиками, в то же время расхваливающими их публично, - и все это из-за отсутствия у нее эффективной политики хранения данных.

Итак, предприятия должны ограничиваться сохранением только действительно необходимой им информации, а именно документов и записей, которые нужны им в производственных, аналитических или юридических целях. Сформируйте политику и разработайте методику управления хранилищами данных, с тем чтобы обезопасить себя на случай непредвиденного судебного разбирательства. В вашей политике хранения записей должен использоваться дифференцированный подход к производственным и непроизводственным информационным ресурсам, что потребует провести инструктаж служащих компании на предмет сохранения первых и удаления последних. Вы сможете полностью положиться на свою политику хранения данных в ходе любого судебного разбирательства, если она будет неукоснительно соблюдаться в масштабе всего вашего предприятия.

Долговечность носителей информации

Вам необходимо также иметь надежную стратегию хранения мультимедиаинформации, которая облегчала бы доступность данных и обеспечивала их долговечность. Такие часто используемые данные, как сообщения электронной почты и информация корпоративной службы справочника, содержатся на магнитных дисках, доступных для пользователей в любое время. Те же данные, к которым обращаются довольно редко, например старые платежные ведомости, обычно перемещаются на более экономичные, квазионлайновые устройства хранения, в частности на оптические накопители с автоматической сменой дисков и ленточные библиотеки.

Резервное копирование позволяет сохранять постоянные или резервные записи на случай потери данных или стихийного бедствия. Вы, вероятно, проводите ежедневное, еженедельное или ежемесячное полное или инкрементальное резервное копирование данных на ленту. Операции архивирования можно выполнять как на самом предприятии, так и - в целях повышенной безопасности - за его пределами в течение многих лет - все зависит от политики резервного копирования данных, принятой в вашей организации. Когда к квазионлайновым данным перестают обращаться и они устаревают, их обычно переводят в разряд оффлайновых данных, которые становятся доступными только с архивных лент резервного копирования или непосредственно в бумажном виде.

Из экономических соображений на первых порах имеет смысл переносить данные с онлайновых устройств памяти на квазионлайновые, а уже затем на оффлайновые или автономные - это высвобождает дисковое пространство для информации, требующей регулярного и немедленного доступа. Однако в долговременной перспективе использование такого подхода может сделать трудноучитываемыми реальные затраты, связанные с хранением данных.

В настоящее время средний срок службы магнитных дисков составляет примерно три года. Его можно использовать в качестве исходного расчетного эталона при планировании и финансировании процесса миграции данных со старых дисковых накопителей на новые. Примерный срок службы магнитных лент при условии их правильного хранения - пять-семь лет. Используя старые ленты повторно, вы должны отдавать себе отчет в том, что они могут содержать документы, которые в отсутствие их бумажных копий должны по закону храниться и после этого семилетнего периода.

В таком случае вы должны скопировать данные со старых лент на новые, что обойдется вам недешево. Так, одна кассета с 4-мм лентой, вмещающая 12 - 40 Гбайт данных, стоит от 10 до 20 долл. Цены на ленты с информационной емкостью 100 - 200 Гбайт составляют уже более 100 долл. за одну кассету. Вы можете беречь свои старые аппаратные и программные средства, чтобы обеспечивать доступ к устаревшим ленточным носителям с архивной информацией даже в том случае, если внедрите современную ленточную технологию, но сделать это будет непросто. После того как контракты на техническое обслуживание и поддержку старого оборудования истекут, вам уже не удастся пролонгировать их. Кроме того, производителям будет выгоднее продать вам свое новое оборудование, чем обеспечивать техническое обслуживание старого.

Другой альтернативой является миграция данных со старых ленточных носителей на более новые, такие, как оптические диски. Производители носителей информации заявляют, что при надлежащих условиях их 5,25- или 12-дюймовые дисковые носители могут храниться в течение 100 лет. Но эти носители информации также будут эволюционировать, и когда-нибудь их аппаратные и программные средства тоже придется модернизировать.

Кроме того, когда оптический носитель информации начнет выходить из использования в связи с истечением его гарантийного срока эксплуатации или плохими условиями хранения, вам придется перекопировать данные на новые носители. Возможно, для этого вам придется сначала восстановить их с помощью имеющихся у вас компьютерных систем и приложений. Некоторые приложения, используемые вами для доступа к носителям пять-десять лет назад (скажем, VisiCalc и WordStar), сегодня уже стали достоянием истории. Хотя цифровые носители пока имеют более короткий срок хранения, чем бумажные копии, они предоставляют множественный одновременный доступ к данным и средства поиска информации по ключевому слову. Кроме того, они позволяют пользователям манипулировать данными в целях их просмотра и вывода на печать. Между тем предполагается, что бумажные документы и микрофильмы могут храниться несколько столетий, в зависимости от состава композиционных материалов, из которых они изготовлены, условий хранения и частоты обращения к ним.

Одни данные храним - другие удаляем

И напоследок самый главный вопрос: как снизить стоимость хранения электронных данных? Вместо того чтобы всю оставшуюся жизнь хранить все данные подряд, следует оставлять только те из них, которые могут понадобиться вам в рабочих или юридических целях. Это означает, что всю имеющуюся архивную информацию - документы и записи - следует разделить на отдельные управляемые компоненты, оценить важность и необходимый срок хранения каждого из них и сформировать внутреннюю политику хранения записей. Например, заказы на поставку товаров вы можете хранить только семь лет. Такой подход снижает затраты на носители данных и увеличивает скорость и эффективность доступа к информации, имеющейся в ваших хранилищах данных. Кроме того, он позволяет минимизировать риск, связанный с возможностью возбуждения против вас судебных исков.

Между тем ваши повседневные решения по вопросам приобретения оборудования, систем электронной почты, приложений управления документами и ПО резервного копирования могут отрицательно сказаться на правовых интересах вашей организации. Возможно, вы найдете полезными для себя такие системы управления документооборотом, как Documentum 5 компании Documentum и Dox компании SGP International. Эти инструментальные средства позволяют управлять жизненным циклом документов, начиная с момента их создания и кончая их удалением или отправкой на постоянное хранение, включая определение надлежащих сроков их хранения, не противоречащих правовым и регулирующим ограничениям на периоды хранения информации.





  
2 '2003
СОДЕРЖАНИЕ

бизнес

• Юридические аспекты хранения электронных данных

инфраструктура

• Технология Hyper-Threading повышает производительность серверов

• Новое в RSVP

• "Песочницы" для Web-серверов

• Тестируем регулировщики трафика территориально распределенных сетей

информационные системы

• Абонентские сервисы в контакт-центре

• Обращаем ошибки себе на пользу

• На все руки мастер

сети связи

• Обеспечение безопасности сетей ОКС-7

• "Софтсвич" - это по-нашему!

кабельные системы

• Развитие стандарта на кабельные системы жилых зданий

• Сети Industrial Ethernet

защита данных

• Обзор решений HIP

новые продукты

• "Дэйтлайнер" соединяет

только на сервере

• ETM сделает менее уязвимой телефонную сеть вашей компании


• Калейдоскоп



 Copyright © 1997-2007 ООО "Сети и Системы Связи". Тел. (495) 234-53-21. Факс (495) 974-7110. вверх