Ж у р н а л   о   к о м п ь ю т е р н ы х   с е т я х   и   т е л е к о м м у н и к а ц и о н н ы х   т е х н о л о г и я х
СЕТИ И СИСТЕМЫ СВЯЗИ on-line
  ПОИСК: ПОДПИСКА НА НОВОСТИ: НОМЕР:
    ДОМОЙ • Архив: Новостей | Конференций | НомеровПодписка
 
   
 
   
    
РЕДАКЦИЯ
 
Все о журнале
Подписка
Как проехать
Где купить
Отдел рекламы
График выхода журнала
Адреса в Интернет

РУБРИКАТОР
   
• Инфраструктура
• Информационные
   системы

• Сети связи
• Защита данных
• Кабельные системы
• Бизнес
• Колонка редактора
• Электронная
   коммерция

• Только на сервере
• Системы
   учрежденческой
   связи

• Новые продукты


  

Windows 95 и системы управления документами

Расс Эдельман

Введение в ОС Windows 95 ряда новшеств, касающихся технологии работы с документами, может послужить поводом задуматься над тем, насколько теперь полезны электронные системы управления документами (EDMS — Electronic Document Management Systems). Однако при более детальном рассмотрении выясняется, что Windows 95 скорее дополняет системы EDMS, чем конкурирует с ними.

По сути, система EDMS представляет собой реляционную СУБД, которая тесно связана с деловыми приложениями. Она усиливает возможности операционной системы за счет добавления к описанию файла расширенного набора свойств, который принято называть профилем. Профили описывают содержание файлов и могут просматриваться программой поиска с чрезвычайно высокой скоростью. Благодаря профилям, можно хранить параметры файлов, детальное описание их содержимого, более эффективно поддерживать организацию файлов и их защиту.

Только ли имена?

С появлением Windows 95 было снято архаичное восьмисимвольное ограничение на максимальную длину имени файла (не считая точки и трехсимвольного расширения), и теперь имя файла может иметь длину до 256 символов. Это касается имен как файлов, так и каталогов, называемых теперь “папками” (folder). Кое-кто спросит: для чего же тогда нужны системы EDMS, если и без них можно присваивать файлам длинные имена? Однако функциональные возможности системы обработки документов выходят далеко за рамки 256-символьного именования файлов. Они включают использование расширенных комментариев, реквизитов, интеллектуальную защиту на уровне отдельного документа и автоматически обновляемую статистику доступа к файлу. Пакеты DOCS Open фирмы PC DOCS и Mezzanine фирмы Saros, в отличие от других продуктов, реализуют технологию управления документами на базе SQL-серверов. В другой системе — SoftSolutions фирмы Novell, — которая должна войти в ПО поддержки групповой работы GroupWise XTD, применена аналогичная архитектура, хотя и реализованная на основе собственной технологии фирмы Novell. Все эти приложения предназначены для быстрой обработки дополнительной информации, содержащейся в профилях документов.

Хранящаяся в профиле информация наряду с другими данными включает имя автора, тип документа, а также другие поля, определенные пользователем. В результате документы оказываются хорошо структурированными, что значительно облегчает процедуру поиска. Например, чтобы получить текущий список всех документов, созданных неким Джастином Маршаллом и содержащих раздел “Готов для использования” (раздел — это пример реквизита, определенного пользователем), надо просто указать в качестве критериев поиска эти два значения.

Продукты DOCS Open и SoftSolutions позволяют изменять параметры окна с текущим списком таким образом, чтобы оно имело удобный для просмотра вид. Поля в профиле могут использоваться и в качестве маршрута к данному документу, находящемуся в одной из файловых систем. Это решение делает доступ к файлам совершенно прозрачным для пользователя, который может и не подозревать, где находится в данный момент требуемый документ.

Продукты EDMS обладают возможностью автоматического присвоения имен файлам. При этом имена генерируются автоматически, освобождая пользователя от необходимости знать особенности конкретной файловой системы. В отличие от этих систем, в Windows 95 такого сервиса не предусмотрено, а в приложениях часто используется примитивная процедура присвоения имен файлам и определения реквизитов. К тому же в Windows 95 реквизиты просто отсутствуют, а в деловых приложениях возможности по определению реквизитов и поиску с их помощью ограничены. Важно подчеркнуть, что отсутствие указанных свойств не является характеристикой эффективности работы Windows 95 или деловых приложений. Просто это другой уровень сервиса, нежели тот, который обычно предоставляется системами данного класса.

Что касается защиты, то в Windows 95 она сравнительно слаба, а деловые приложения, как правило, ограничиваются защитой с помощью пароля на уровне отдельного файла. Для сравнения заметим, что с помощью системы EDMS документы могут быть защищены путем выбора для каждого из них атрибутов защиты. Такая защита реализуется, в частности, и с помощью встроенных функций соответствующей файловой системы.

Программные пакеты DOCS Open и SoftSolutions фактически расширяют функции защиты, предусмотренные сетевой операционной системой. Это реализовано путем перехвата управления правами доступа в конкретной ОС на уровне отдельного файла. При обращении к файлу права доступа временно предоставляются через процесс EDMS, а после закрытия файла они аннулируются. С точки зрения сетевого администрирования это идеальная среда: системы управления документами обладают теми же возможностями, что и системы управления базами данных. Кроме того, EDMS-продукты автоматически накапливают разнообразную статистику, такую как время последней корректировки файла и имя пользователя, вносившего изменения, информация о фактах просмотра документа и его печати и т. п.

Расширенные возможности для поиска

Конечно, очень немаловажно иметь возможность задавать профили, точно отражающие содержание документов. Однако если применение профилей ускоряет поиск незначительно, то EDMS теряет свою эффективность. Большинство разработчиков систем EDMS используют платформы реляционных СУБД с поддержкой индексных файлов. Это позволяет хранить всю информацию, содержащуюся в профиле, в высокопроизводительной базе данных, обеспечивающей практически мгновенный доступ. К тому же у разработчиков появляется возможность полной индексации содержащихся в документе слов (в дополнение к индексации информации, содержащейся в профиле). В зависимости от используемой технологии полнотекстовый поиск может включать в себя и расширенный сервис, такой как поиск по фразам и смысловой близости, поиск с учетом ранжирования степени близости, поиск синонимов и множество других опций. Благодаря использованию комбинации возможностей профилей и полнотекстового поиска, заложенных в продукты EDMS, пользователи переходят на качественно новый уровень доступа к информации, разбросанной по множеству документов.

ОС Windows 95 обладает гораздо более скромными возможностями поиска. Используя диалоговое окно “Find File/Folder” (“Найти файл или папку”), пользователь может найти файл по весьма ограниченному набору критериев, который включает в себя дату, время, размер файла и несколько других параметров. Ко всему прочему, для поиска в Windows 95 предоставляется очень слабый сервис по сравнению с системами EDMS. В Windows 95 поиск файла или папки основан на последовательном просмотре таблицы имен каталогов (DET — Directory Entry Table). Это чрезвычайно медленный способ поиска по сравнению с поиском в базах данных с использованием индексных файлов. Что касается контекстного поиска внутри документов, то эта возможность в Windows 95 реализована, но опять-таки методом, использующим последовательное сканирование документов без использования индексов. Хуже того, Windows 95 обеспечивает поиск только среди файлов, расположенных на одном томе (в большинстве случаев том обозначается буквой, соответствующей логическому имени устройства хранения данных). А следовательно, для того чтобы найти файл, находящийся на одном из имеющихся томов, пользователь должен повторить операцию поиска для каждого тома из его корневого каталога.

Многие из современных пакетов офисных приложений, таких как Microsoft Office95, Corel Office, Lotus SmartSuite, также используют устаревшие методы поиска. Технологии поиска в пакетах фирм Microsoft и Lotus очень похожи: поиск осуществляется методом последовательного доступа, как в Windows 95. В офисных пакетах фирмы Corel, в частности в WordPerfect, реализована технология QuickFinder, которая позволяет использовать индексы, но не способна обслуживать сотни и тысячи пользователей одновременно, как это делают системы EDMS.

Доступ через ЛВС и глобальные сети

Большинство систем EDMS могут осуществлять поиск документов в локальных и глобальных сетях, не заостряя внимания пользователя на деталях. Это значительно увеличивает эффективность поиска файлов, которые могут принадлежать разным томам и даже располагаться на разных серверах в локальной или глобальной сети. Использование технологии баз данных типа клиент—сервер предполагает наличие виртуального поискового пространства, заданного множеством профилей. Такой подход позволяет минимизировать нагрузку на сеть, благодаря незначительному трафику, требуемому для пересылки запросов, работающих исключительно с профилями. Инициированный клиентом запрос обрабатывается локально в каждом сервере, и результат обработки отправляется обратно. При обнаружении подходящего профиля из файловой системы извлекается соответствующий файл, при этом нагрузка на сеть остается минимальной. Большинство продуктов EDMS берут на себя всю работу по проверке прав доступа, установлению связи и пересылке файлов в сетевой среде с несколькими серверами.

Допустим, что юридическая фирма, имеющая пять офисов по всей стране и располагающая распределенной сетью Frame Relay, использует в своей деятельности пакет DOCS Open. С помощью этого пакета пользователь, находясь в Нью-Йорке, может без особых усилий осуществлять поиск всех документов, созданных неким Ароном Якобом и содержащих в своем тексте слова “это была увлекательная работа”. Как только критерий поиска задан, запрос от клиента посылается на каждый из четырех серверов, находящихся в соответствующих офисах. Отвечая на запрос, эти серверы посылают данные о наличии искомых документов. Файлы, появившиеся в результирующем списке, могут размещаться на любом из пяти серверов. Как только пользователь сделает свой выбор, система DOCS Open доставит ему требуемый файл. Если выбранный файл, к примеру, находится на сервере штата Флорида, то система прозрачно для пользователя осуществит его регистрацию на этом сервере, перешлет файл, отключится от сервера и обновит всю системную информацию, отражающую текущий “захват” файла пользователем из Нью-Йорка.

Проблемы синхронизации

В Windows 95 введена новая функция, названная Briefcase, которая обеспечивает простой способ синхронизации двух копий одного файла, находящихся в разных местах. Это может быть полезным, если вам, например, понадобилось отредактировать файл с сетевого тома на своем портативном компьютере. Образ выбранного файла отображается в портативном ПК, а по окончании редактирования запускается процесс синхронизации, благодаря чему старый файл обновляется в соответствии с его новой версией. Причем этот механизм работает в обе стороны: файлы в портативном компьютере автоматически обновляются в соответствии с их образами в сети, и наоборот, как в нашем примере.

Системы EDMS предлагают другой подход. При выборе пользователем требуемого файла в базу данных системы EDMS вносятся соответствующие изменения, с тем чтобы указать, кто выбрал файл и когда он будет возвращен. Это позволяет полностью контролировать использование файла, вплоть до отслеживания сетевого адреса пользователя, редактирующего данный документ. Обратите внимание, что на время “захвата” файла другие пользователи не могут вносить в него никаких изменений. В пакете SoftSolutions этот процесс назван “Portable Mode”, а в DOCS Open — “Mobile Mode”. После “освобождения” файла инициируется процесс синхронизации, осуществляющий обновление этого файла, а затем происходит обновление и всей служебной информации в базе данных системы EDMS.

С проблемой синхронизации тесно связан так называемый “контроль версий”. Во многих случаях при редактировании документов необходимо иметь все их версии. Windows 95 и большинство деловых приложений не обеспечивают этого сервиса. В то же время, большинство EDMS-продуктов предоставляет расширенные возможности контроля за версиями документов, которые обеспечиваются такими функциями системы, как регистрация пользователей и сохранение всей последовательности версий документов.

О ресурсах

Не секрет, что системы EDMS требуют определенных ресурсов. Потребляемые ресурсы могут быть поделены на две категории: ресурсы клиента и ресурсы сервера. Клиентская часть большинства продуктов EDMS требует от 10 до 25 Мбайт дисковой памяти. Помимо этого, потребляется изрядный объем оперативной памяти. Для серверной части программы — базы данных EDMS — совсем не обязательно выделять отдельный сервер: она может работать на сервере и с другими серверными приложениями. Однако если число пользователей приближается к 50, то при максимальной нагрузке на такой сервер производительность системы будет ощутимо снижаться. Поэтому для серверной части EDMS предпочтительнее использовать все-таки выделенный сервер баз данных. К общей стоимости системы надо добавить также затраты на покупку сервиса полнотекстового индексного поиска. Правда, в последнее время многие производители систем EDMS начали использовать в своих продуктах собственные СУБД со встроенными функциями полнотекстового поиска.


распечатать статью




  
10 '1996
СОДЕРЖАНИЕ

колонка редактора

• Лучше меньше да лучше

локальные сети

• Гонки по дорогам Fast Ethernet: обзор коммутаторов и концентраторов

• Основы построения структурированной кабельной системы. Часть II

• Ручные анализаторы ЛВС

корпоративные сети

• Мосты, маршрутизаторы, коммутаторы: здравый смысл и “собака”, которая не лаяла

• На границе с АТМ

• Серверы протокола DHCP

• Когда мы едины, мы непобедимы

услуги сетей связи

• Сеть управления электросвязью (TMN)

• АТМ и Frame Relay: обещания и реалии

• Выбор технологии для сельской системы связи

интернет и интрасети

• Портативные аппаратные средства узла Web

• Совместное использование файлов в Windows 95 через Internet

приложения клиент-сервер

• Windows 95 и системы управления документами

• Организация доступа к СУБД через Web-сервер

защита данных

• Организация резервного копирования в локальных и корпоративных сетях

• Беспатные советы по защите от пиратов

• Защита данных в Windows 95

новые продукты

• Цифровая телефонная станция Introworks, Synthesis: “чистота” и эффективность, BusinessPhone фирмы Ericsson, SMC представляет новые продукты Fast Ethernet, Осенняя коллекция IBM, Новые продукты Cabletron



 Copyright © 1997-2007 ООО "Сети и Системы Связи". Тел. (495) 234-53-21. Факс (495) 974-7110. вверх