Ж у р н а л   о   к о м п ь ю т е р н ы х   с е т я х   и   т е л е к о м м у н и к а ц и о н н ы х   т е х н о л о г и я х
СЕТИ И СИСТЕМЫ СВЯЗИ on-line
  ПОИСК: ПОДПИСКА НА НОВОСТИ: НОМЕР:
    ДОМОЙ • Архив: Новостей | Конференций | НомеровПодписка
 
   
 
   
    
РЕДАКЦИЯ
 
Все о журнале
Подписка
Как проехать
Где купить
Отдел рекламы
График выхода журнала
Адреса в Интернет

РУБРИКАТОР
   
• Инфраструктура
• Информационные
   системы

• Сети связи
• Защита данных
• Кабельные системы
• Бизнес
• Колонка редактора
• Электронная
   коммерция

• Только на сервере
• Системы
   учрежденческой
   связи

• Новые продукты


Rambler's Top100

  

Службы многоадресной рассылки факсов: экономия плюс эффективность

Майк Фратто

Несмотря на широкое распространение электронной почты, многие компании все еще предпочитают отправлять деловую корреспонденцию по факсу. Известно, что во всем мире используется порядка 100 миллионов факсимильных аппаратов. Особенно интенсивно эксплуатируют их торговые и рекламные фирмы, организации, деятельность которых основана на тесных контактах с общественностью. Совместное исследование, проведенное институтом Гэллапа и компанией Pitney Bowes, показало, что в 1996 г. на передачу факсов затрачено 39% всех корпоративных средств, расходуемых на оплату телефонных услуг.

Упростить процедуру многоадресной рассылки факсимильных сообщений, когда один и тот же документ посылают множеству адресатов, можно, если установить собственный факс-сервер или воспользоваться соответствующими услугами сторонних компаний. Сразу заметим, что инсталляция и обслуживание собственных серверов зачастую обходится недешево. Но, выбирая решение по автоматизации факсимильной связи, следует учитывать не только его стоимость. Важны и другие характеристики, в том числе связанные с управлением рассылкой. Поиск продуктов или услуг в области факсимильной связи заслуживает столь же серьезного внимания, как и покупка любых других средств информатизации.

И во сколько вам обойдется все это?

Мы решили сравнить расходы на рассылку факсов в двух случаях: когда вы пользуетесь собственным сервером или услугами сторонней организации. При этом мы предполагали, что большинство получателей факсов находятся в других городах, а тариф на междугородную связь составляет 15 центов за 1 минуту. Все результаты расчетов были сведены в таблицу “Затраты на рассылку четырехстраничных факсов”. Как видно из таблицы, если вы полагаетесь только на свои силы, то передача 450 четырехстраничных факсов обойдется вам в 270 долл., а 1700 таких же факсов — в 1020 долл. Сравнив эти цифры с соответствующими затратами на услуги сторонних фирм, не взимающих плату за пересылку титульных страниц, можно заметить ничтожную разницу между ними при рассылке малого числа факсов, обусловленную в основном бесплатной передачей титульной страницы. Правда, с увеличением объема рассылаемых факсов экономия средств становится более значимой.

Чтобы получить солидную экономию, объем рассылаемых через поставщика услуг факсов должен доходить до 5000 и более страниц. Основным источником этой экономии будет разница в стоимости одной страницы передаваемого факса — для рассматриваемого случая это 1 цент. Даже при оплате титульной страницы на рассылке 6800 страниц вы сэкономите 68 долл. Эта сумма может показаться незначительной, однако при единовременной рассылке еще большего числа факсов или при многократной рассылке небольших объемов факсов она может стать весьма ощутимой.

Опора на собственные силы

При небольших объемах многоадресных рассылок вы можете сэкономить средства, установив собственный факс-сервер. Так, например, с помощью сервера с двумя исходящими и двумя входящими линиями четырехстраничный факс рассылается по 450 адресам менее чем за 11 часов, если передавать по 1,5 страницы в минуту. При этом предполагается, что все факсы успешно проходят с первой попытки. Как ни крути, а 11 часов — время немалое, и, следовательно, подобную службу передачи сообщений быстрой ну никак не назовешь. Да и пока система занимается многоадресной рассылкой, вы не сможете передать через нее ни один другой документ.

Для создания факс-сервера вам необходимы факс-модемные платы, серверное ПО и конечно же телефонные линии. Причем для достижения приемлемой производительности, например чтобы все 450 факсов отсылались не за 10 часов, а за два, потребуется по меньшей мере восемь исходящих телефонных линий. Так что затраты на серверы, телефонные линии, ПО, оплату междугородной связи и зарплату персонала не заставят себя долго ждать.

Помощь со стороны

Большинство поставщиков услуг многоадресной рассылки факсов, в том числе фирмы FaxSav (http://www.faxsav.com), Global Fax Network (http://www.globalfax.com) и Moreson InfoSystems (http://www.moreson.com), взимают плату только за успешно переданные факсы. Некоторые компании, например Main Strike Telecommunications (http://www.mainstrike.com), берут плату за все рассылаемые факсы. К счастью, современные телекоммуникационные службы отличаются высокой надежностью, и доля непереданных факсов в общем их числе будет не очень заметной. Но в любом случае следует обязательно обсудить со своим предполагаемым поставщиком вопросы, касающиеся оплаты тех документов, с доставкой которых могут возникнуть проблемы.

Использование предлагаемых поставщиком списков рассылки — хороший способ сэкономить время и деньги. Подобные списки предоставляют такие фирмы, как FaxSav, Great! и FlexiFax Global Services. Вы можете задействовать их и как дополнение к своим собственным спискам.

При формировании индивидуального списка рассылки, как правило, требуется выбрать получателей по определенному критерию, например по отраслевой принадлежности или географическому расположению. Если вы не сотрудничаете ни с одной из фирм, специализирующихся на составлении списков рассылки, вам лучше получать такой сервис через своего поставщика услуг. Некоторые компании, занимающиеся рассылкой факсов, делают упор на отдельные секторы рынка. Так, фирма Great! заносит в свои списки получателей, деятельность которых связана с радио, телевидением и туризмом.

Необходимо знать, что условия получения списков рассылки у разных компаний разные. Если Moreson InfoSystems и Facsimile Databanks (http://www.gofaxgo.com) предоставляют эти списки бесплатно, то Great!, Main Strike Telecommunications и FlexiFax Global Services взимают за каждую запись от 5 до 20 центов.

При небольшом объеме рассылки с составлением списка получателей может справиться и один сотрудник. Фирма Technology Workshop (http://www.htnet.net) предлагает доступную через Интернет записную книжку, в которой можно сформировать и отредактировать список рассылки.

Дополнительные возможности

Автоматизация таких рутинных операций, как преобразование документов и подготовка индивидуальных титульных страниц, может заметно облегчить вашу жизнь. И хотя процедура преобразования документов не сильно загружает ресурсы современных компьютеров, она отнимает массу времени. Многие компании, занимающиеся рассылкой факсов, включили операцию преобразования документов в стандартный перечень своих услуг. К наиболее распространенным форматам, используемым поставщиками, следует отнести форматы ASCII и Microsoft Word, часто поддерживаются форматы .pdf и PostScript. Преобразование документов на серверной стороне не только снимает нагрузку с вашего ПК, но и упрощает реализацию поставщиком таких операций, как объединение писем и подготовка индивидуальных титульных страниц. Однако не следует забывать, что в процессе форматирования документа частенько искажается его вид.

Используя функцию объединения, можно вставлять в документы адреса получателей и отправителей и заголовки факсов, не прибегая к созданию отдельных титульных страниц. Сформировав список рассылки, вы отправляете его вместе с документом на сервер, а тот, в свою очередь, вставляя в документ данные из вашего списка рассылки, передает факсы по адресам назначения.

Среди множества возможных вариантов задания получателей факсимильных сообщений наиболее рациональным, безусловно, является тот, при котором список рассылки генерируется там же, где и сам документ, вместе с которым он и отправляется. При этом отпадает необходимость по нескольку раз редактировать контактную информацию. Если вы высылаете список рассылки в каком-либо широко распространенном формате, например в виде текстового файла с записями, разделенными запятыми, или в формате СУБД Access фирмы Microsoft, сервер поставщика услуг легко прочтет данные этого списка и даже проверит их на наличие ошибок. Допустим, контактная информация была собрана вами из самых разных источников, в этом случае в ней могут встречаться повторяющиеся записи. Проверка списка на наличие таких записей и удаление лишних позволит вам сэкономить деньги (за счет сокращения числа высланных факсов) и избавит ваших получателей от ненужной обработки одинаковых документов.

Управление и мониторинг

Управление многоадресной рассылкой факсов охватывает в основном такие функции, как инициация выполнения заданий, составление расписаний рассылки и генерация отчетов.

Чем совершеннее процесс запуска заданий на обработку и рассылку факсов, тем проще пользователям. Здесь, как правило, используют два подхода: принцип “запусти и забудь” и управление заданиями в реальном времени.

Службы, работающие по первому принципу, не прощают ошибок. Если вдруг вам понадобится исправить что-то в тексте факса, переданного на многоадресную рассылку, вы ничего не сможете сделать. И вам не останется ничего другого, как только запустить серию откорректированных факсов заново — удовольствие, надо сказать, не только трудоемкое, но и достаточно дорогое.

Управление в реальном времени позволяет эффективно решать такие задачи, как формирование заданий, их отмена и планирование. Вы можете изменить или совсем снять задания, даже если они находятся на стадии выполнения. Факс-службы, поддерживающие управление в реальном времени, выгодно отличаются от служб, использующих лишь управление по принципу “запусти и забудь”, поэтому лучше ориентироваться на первые. Фирмы Integrated Global Concepts, Innovative Voice-data Services и Great! предоставляют возможность управлять заданиями в режиме реального времени посредством фирменных утилит или Web-браузеров.

Часто документ, который надо разослать, посылают поставщику услуг через Интернет. Однако межсетевые экраны или более простые средства защиты могут затруднить доступ через Интернет, что заставит вас обратиться к компании, поддерживающей другие каналы. Через простое модемное соединение можно инициировать задания и контролировать их выполнение. Такой способ не только повышает надежность передачи, но и способствует более высокой степени ее безопасности, так как передаваемые документы минуют Интернет.

Поставщики предлагают различные способы планирования многоадресной рассылки факсов. Два основных — это “как можно быстрее” (“as soon as possible”, ASAP) и “по времени отправителя” (“time-of-day-for-sender”). При использовании первого способа, который подходит для большинства ситуаций, документы ставятся в очередь и рассылаются один за другим. При втором способе рассылку факсов можно приурочить к определенному времени. Допустим, вы хотите разослать анонс нового продукта. Тогда, используя второй способ, вы можете гарантировать, что ваш факс не попадет в руки получателей до того, как продукт будет объявлен официально. Метод “по времени отправителя” позволяет запланировать рассылку факсов на определенный день и час, так что в тот “сумасшедший понедельник”, предшествующий выходу нового продукта, вам не придется думать еще и о рассылке факсов.

Другие возможные способы рассылки факсов — это “по времени получателя” (“time-of-day-for recipient”) и “в оптимальное время” (“time window”). Их применяют не так часто, но они имеют уникальные преимущества, так как позволяют запланировать передачу факсов на такое время, когда вероятность их успешной доставки наиболее высока, например на вечер. Эти способы удобно использовать и для ежедневной передачи текущих факсов между офисами.

После запуска задания на рассылку факсов возникает естественное желание проследить за его выполнением. Все упомянутые в статье поставщики предоставляют журналы регистрации исключительных ситуаций, где указаны названия и номера всех непрошедших факсов. Некоторые же фирмы за дополнительную плату предлагают и более подробную информацию. Хотя формирование отчетов в режиме реального времени пока не получило широкой поддержки среди поставщиков, некоторые компании, в том числе Telecom Solutions (http://www.telecomsolutions.com), Qorrus (http://www.qorrus.com) и Great!, предоставляют промежуточные отчеты, которые позволяют отследить продвижение факсов.


Аренда виртуального vds сервера на windows сервер vps.house.




  
5 '1999
СОДЕРЖАНИЕ

колонка редактора

• С компьютерным новым годом!

локальные сети

• Об NT по существу: «Ну перенесите же приложения на Linux!»

• Тестируем консолидированные серверные системы

• Эти разные, разные устройства FC-AL

• Комфорт для людей и машин

• Наведение порядка в распределительных шкафах

• Огнеупорные материалы — необходимый атрибут любой сетевой инфраструктуры

интернет и интрасети

• Его величество потребитель

• Четыре среды разработки Java для проектов уровня предприятия

• Механизмы, балансирующие нагрузку Web-узлов

защита данных

• Когда лекарство опаснее самой болезни

• Не слишком ли хороши биометрические устройства?

корпоративные сети

• Беда нечаянно нагрянет...

• Метасправочники обеспечат синхронизацию информации о пользователях

• Анализаторы протоколов АТМ и Gigabit Ethernet: главные баталии еще впереди

• Средства системного мониторинга уровня предприятия

услуги сетей связи

• Интегрированные сети — технологии и политика

• Службы многоадресной рассылки факсов: экономия плюс эффективность

• Системы LMDS: хороший шанс и

• Война параллельных миров: научная конференция под эгидой Госкомсвязи

новые продукты

• Новые анализаторы спектра новой измерительной компании; Драйвер персональной сетевой защиты IP-LIR; NSG-500 мал да удал!



 Copyright © 1997-2007 ООО "Сети и Системы Связи". Тел. (495) 234-53-21. Факс (495) 974-7110. вверх