Ж у р н а л   о   к о м п ь ю т е р н ы х   с е т я х   и   т е л е к о м м у н и к а ц и о н н ы х   т е х н о л о г и я х
СЕТИ И СИСТЕМЫ СВЯЗИ on-line
  ПОИСК: ПОДПИСКА НА НОВОСТИ: НОМЕР:
    ДОМОЙ • Архив: Новостей | Конференций | НомеровПодписка
 
   
 
   
    
РЕДАКЦИЯ
 
Все о журнале
Подписка
Как проехать
Где купить
Тематический план
Отдел рекламы
Адреса в Интернет

РУБРИКАТОР
   
• Инфраструктура
• Информационные
   системы

• Сети связи
• Защита данных
• Кабельные системы
• Бизнес
• Колонка редактора
• Электронная
   коммерция

• Только на сервере
• Системы
   учрежденческой
   связи

• Новые продукты


Rambler's Top100

  

Управление документами, знаниями и инновациями в бизнесе

А. В. Бертяков

Трудно отрицать тот факт, что большинство новых терминов в сфере компьютерных технологий попадают к нам из западной прессы. Иногда с момента формулировки понятия до вхождения его в общепринятый лексикон проходят годы, сопровождаемые многочисленными публикациями с дискуссиями, разъяснениями и уточнениями его смысла. Одно из последних понятий такого рода — “управление знаниями”.

На Западе дисциплина управления знаниями (knowledge management) возникла более десяти лет назад и успешно развивается. В круг охватываемых ею проблем входят культурные и политические аспекты, методы организации бизнеса и информационные технологии — словом, это уже довольно зрелая наука со своими теорией и практикой, причем технология отнюдь не самая важная ее составляющая. Если же судить по российской компьютерной и деловой прессе, то все управление знаниями сводится к применению нескольких программных продуктов, известных на рынке уже достаточно давно и ранее позиционировавшихся в совершенно разных категориях.

Вполне закономерно возникает ряд вопросов: почему об управлении знаниями так много говорят в последнее время? почему в качестве продуктов управления знаниями предлагаются и ПО для коллективной работы (groupware), и наборы стандартных офисных приложений, и системы управления документами? почему зачастую явно или неявно ставится знак равенства между управлением документами и управлением знаниями? и в конце концов, что же это все-таки такое — управление знаниями?

Управление знаниями — неакадемические формулировки

Одними из наиболее известных в области управления знаниями являются работы японского исследователя И. Нонака. Именно его определения относительно двух форм знания — скрытой и явной — наиболее часто фигурируют в популярных статьях об управлении знаниями. Воспользуемся первоисточником и мы. Прежде всего дадим определение самому понятию знания.

Знания — это интеграция идей, опыта, интуиции, мастерства, обладающая потенциалом для повышения ценности организации, ее персонала, продукции и услуг в глазах потребителей, клиентов и (особенно!) акционеров благодаря принятию информационно-обоснованных решений и эффективному функционированию.

Управление знаниями подразумевает идентификацию и анализ доступных и необходимых знаний, а также вытекающее из такого анализа планирование и управление действиями по созданию интеллектуального капитала, обеспечивающего достижение целей организации. Все то же самое можно сказать гораздо короче и давно знакомой фразой: “Знание — сила”.

Данные выше определения позволяют оценить важность и необходимость управления знаниями. Однако предметом рассмотрения в этой статье будут именно технологии, обеспечивающие такое управление. Всякая технология подразумевает наличие исходного сырья, процесса преобразования и конечного продукта. В сфере “производства” интеллектуального капитала организации и “сырьем”, и “конечным продуктом” являются знания, а технологический процесс — это трансформация существующих знаний в новые по форме и/или содержанию (см. “Трансформация знаний — двигатель прогресса”).

Некоторая часть таких трансформаций имеет исключительно человеческую природу и может быть исполнена только людьми (технология только способствует повышению эффективности их деятельности), остальные в той или иной степени (вплоть до полной автоматизации) могут реализовываться с помощью программных систем.

Каждая из этих технологий сама по себе является существенной, но всего лишь частью общего решения по управлению знаниями. Совсем не обязательно стремиться (и к тому же этого практически невозможно достичь), чтобы все четыре процесса трансформации знаний реализовались одним универсальным продуктом. Вполне достаточно было бы обеспечить “прозрачную” интеграцию различных программных технологий, совместно решающих общую задачу управления знаниями.

От управления документами — к управлению знаниями

В качестве интеграционной платформы логично выбрать систему управления документами (СУД), так как именно в документах, содержащих неструктурированную информацию, хранится до 80% корпоративных знаний, представленных в явной форме. Кроме того, современные СУД поддерживают не только процессы трансформации и систематизации явных знаний, но почти всегда и преобразование скрытых знаний в явные.

Рассмотрим построение системы управления знаниями на примере анонсированной 1 июня 1999 г. новой линии продуктов компании Documentum. Documentum 4i (Documentum For Innovation) — следующее поколение популярной платформы управления документами EDMS 98, ставшей стандартом де-факто для многих крупных корпораций. Изменение названия акцентирует смещение “центра тяжести” от документоориентированных технологий к технологиям управления знаниями. Потребность в таких системах вызвана принципиально новой экономической ситуацией, характеризующейся глобальной конкуренцией и сокращением жизненного цикла продукции.

Все функции, традиционно ассоциируемые с понятием “управление документами” (и не менее традиционно именуемые в России термином “документооборот”), в новом продукте обеспечиваются одним из трех основных серверных компонентов системы — EDM Server (см. рисунок). К этим функциям относятся:

· библиотечные службы (хранение содержимого и атрибутов документов, регистрация изменений, обеспечение поиска, средства безопасности);

· интегрированное управление деловыми процессами (разработка маршрутов движения документов, применение соответствующих бизнес-правил, контроль исполнения);

· работа с составными документами (определение структуры, формирование содержания, опубликование);

· управление содержимым корпоративных Web-узлов (динамическая компоновка страниц, автоматический контроль актуальности ссылок);

· “прозрачная” интеграция с внешними приложениями (офисными и бизнес-системами, конструкторскими пакетами, электронной почтой).

Главная особенность нового сервера — глобальный характер управления документами. Пользователь может видеть всю иерархию документных баз и работать одновременно с несколькими из них. Такой доступ позволяет осуществлять сквозной поиск документов в разных базах, строить маршрут движения с использованием документов и пользователей, зарегистрированных в этих базах. Причем все объекты, связанные с конкретным пользователем (выписанные им документы, полученные в рамках делового процесса задания и т. п.), будут храниться в его “домашней” базе.

Две другие серверные службы — Knowledge Lifecycle и Business Intelligence — реализуют технологии, свойственные именно управлению знаниями. Необходимо подчеркнуть, что оба названных компонента являются новинками, впервые представленными в составе Documentum 4i.

Управление жизненным циклом документа

Модуль Knowledge Lifecycle Services (KLS) обеспечивает сквозную автоматизацию жизненного цикла (ЖЦ) документов, являющихся носителями корпоративных знаний. KLS содержит набор объектов и инструментальных средств, используемых для описания всех стадий ЖЦ документа и управления его “взрослением”, — с момента создания и применения до устаревания и архивного хранения. Для каждой стадии ЖЦ могут быть указаны входные критерии, а также бизнес-правила, используемые системой для продвижения документа из одного состояния в другое.

Во избежание путаницы необходимо пояснить, что жизненный цикл документа и маршрут движения (workflow) — принципиально разные, хотя и тесно связанные между собой понятия. Маршрут движения содержит набор элементарных сведений о документе: перечень лиц, участвующих в его обработке, сроки исполнения операций, логика передачи документа от одного исполнителя к другому.

Жизненный же цикл документа представляет собой описание его применения в ходе делового процесса в целях управления этим процессом. Связь ЖЦ документа и маршрутов движения подлинно диалектическая. Так, всего лишь на одной стадии ЖЦ — при согласовании документа — могут применяться сколь угодно сложные маршруты движения, с другой стороны, в ходе исполнения единственного маршрута документ может пройти через несколько стадий своего жизненного цикла. Применение KLS позволяет кардинально сократить время и финансовые затраты на обучение конечных пользователей, а также практически полностью отказаться от рутинной (и ранее неизбежной) разработки программного кода, эмулирующего сервисы управления ЖЦ.

Поддержка принятия решений

Модуль Business Intelligence Services (BIS) появился в арсенале Documentum благодаря приобретению ею в июле 1998 г. компании Relevance Technologies — разработчика серии продуктов Enterprise Intelligence Centers, относящихся к классу систем поддержки принятия решений. BIS обеспечивает:

· извлечение и накопление информации из произвольных источников — файл-серверов, коллективных баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих информационным службам, правительственным органам, университетам и даже конкурентам;

· анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу на основании собственных баз данных по персоналу, продуктам, клиентам, отрасли;

· доставку интеллектуального капитала конечным потребителям в нужное время в правильном формате и в соответствии с их ролями и задачами в общем контексте бизнеса.

Нельзя обойти вниманием и инструментарий разработчиков специализированных приложений — Developer Studio. Это набор средств визуального программирования, интегрированный с популярной средой разработки Microsoft Visual Studio. Благодаря ему практически отпадает необходимость в применении классического программирования — вместо него используются графические редакторы и средства конфигурирования, обеспечивающие быструю разработку и развертывание приложений. Сами эти приложения, названные DocApps, представляют собой наборы объектных компонентов и включают элементы пользовательского интерфейса, параметры системы безопасности жизненного цикла документов и описания их типов, шаблоны их маршрутов движения и многое другое.

Созданные в объектном конструкторе приложения DocApps могут устанавливаться в любую базу документов глобальной корпоративной сети. Интересно отметить, что новые клиентские приложения Documentum 4i, интегрируемые с Windows Explorer, сами, по существу, являются приложениями DocApps и могут быть модифицированы средствами Developer Studio.

i значит “инновации”

Уже было сказано, что новое название продукта Documentum подчеркивает его инновационную направленность. О роли знаний в процессе инновации вряд ли можно сказать лучше, чем это сделал основоположник теории современного менеджмента П. Друкер: “Когда мы применяем знания к задачам, которые уже умеем решать, мы называем это производительностью. Когда же мы учимся применять управление знаниями к новым задачам, мы называем это инновациями”.

Компания Documentum выпускает набор инновационных приложений (Innovation Application Series), базирующихся на платформе Documentum 4i. При разработке этих приложений компания Documentum использовала опыт, накопленный в результате долголетнего сотрудничества с заказчиками из ключевых вертикальных сегментов рынка: непрерывного (химическая, нефтегазовая отрасли) и дискретного производства (авиакосмическая, автомобильная промышленность), финансовой сферы (инвестиционные и коммерческие банки, страховые компании, брокерские фирмы), правительственных и деловых учреждений. Инновационные приложения развиваются по пяти направлениям:

· маркетинг и сбыт продукции,

· управление качеством,

· управление исследованиями,

· управление финансовыми рисками,

· управление проектами и командами разработчиков.

Новая линия продуктов и новая инструментальная платформа — наглядная демонстрация новой стратегии компании Documentum. Важно отметить, что последние версии ее продуктов ориентированы прежде всего на активное применение Web-клиентов, что значительно расширяет круг поддерживаемых вычислительных платформ и обеспечивает удаленный доступ к возможностям системы. Автоматизируя процесс сбора и распространения знаний внутри организаций и между ними, новые решения Documentum позволят глобальным компаниям кардинально повысить конкурентоспособность и быстро извлекать выгоду из возможностей, предоставляемых рынком.

Об авторе
Бертяков Альберт Владимирович,
консультант по корпоративным системам управления документами компании “ТопС”
Телефон: (095) 253-7069
E-mail: Abertyakov@tops-msk.com





  
9 '1999
СОДЕРЖАНИЕ

колонка редактора

• Опыт проведения Интернет-рекламы

локальные сети

• От тактовой частоты до информационной магистрали

• Сдуйте пыль с ленточного накопителя

• Планируем перевод сети NetWare на протокол IP

бизнес

• Управление документами, знаниями и инновациями в бизнесе

интернет и интрасети

• Протоколы для платежей через Интернет

корпоративные сети

• Модернизация сети с помощью Gigabit Ethernet

услуги сетей связи

• Серверы RAS для крупных предприятий

• Концепции прежние — решения новые

• Транстихоокеанская сеть АТМ

• В игру вступает Россия

защита данных

• Единая регистрация в системах безопасности

новые продукты

• Кабельные системы ХЕ компании ITT-NS&S; DynaSite: для своих и иностранцев



 Copyright © 1997-2003 ООО "Сети и Системы Связи". Тел. (095) 234-53-21. Факс (095) 974-7110. вверх